学院档案管理实施细则

　　档案管理工作是学院总体工作的一个重要组成部分，它是由国家、省、市指令性文献、文件和学院的物业管理、行政管理、人力资源管理及教学管理等各具有价值的文献、文件和资料组成。为维护档案的真实性和严肃性，特制定档案管理实施细则。

　　一、档案管理人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》。工作态度端正，事业心强。

　　二、档案管理人员要认真学习，积极工作，刻苦钻研业务，不断提高工作能力和管理水平，尽职尽责，认真遵守保密守则。

　　三、档案归档

　　（一）档案室负责接收各科室、部门在工作中形成的全部档案。学校各科室、部门需要归档的资料，按照要求收集齐全，整理组卷，按期向档案室移交，办理移交手续。文书档案移交时间每年4月20日前，会计档案每年5月20日前移交隔年档案，基建档案随时收交，不得无故拖延。

　　档案室接收和移交档案前必须经过严格的鉴定手续，质量合格后方可移交。档案交接手续，由归档单位编写移交清册，一式两份，当面查点清楚，并由交接双方签字，各保留一份。

　　（二）归档要求:

　　1.归档的文件资料必须完整、真实。

　　2.装订入册必须采用最终审定的正式稿件。

　　3.凡装订入册必须按档案总目录、分类目录及案卷目录和程序排列，并立卷说明。

　　4.各部门的资料归档入册，按统一通知的时间，先将本部门的归档工作，按装订要求分类装订好，然后移交院办统一编目归档。

　　5.档案移交时，交接人必须按规定办理签名移交手续。

　　6.归档时间:整套系统性管理工作文件应在正式颁布生效后的10天内归档，装订立卷。其他工作文件应先集中保管，半年一次装订立卷。行政工作、教学业务工作，应在下一年度第一季度内装订上卷。基建类资料在每项工程竣工验收后一个月内立卷。

　　四、档案借阅

　　（一）因工作需要按程序审批后，可借阅有关档案。

　　（二）借阅档案应在档案室内阅读。确因工作需要外借的，一天以内由党政办公室主任签名同意;一天以上由院长签字同意。

　　（三）凡需摘录或复印档案内容的必须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容的案卷编号及原文标题，并通过档案管理人员登记认可。

　　（四）保密档案不外借、摘录和复印。

　　（五）保密档案借阅需经党政办公室主任以上领导批准。

　　（六）借阅档案者不得在档案上注、涂、勾、点、圈、划，不得弄脏档案和撕、拆、取页，因工作需要摘录或复制时，须经党政办公室主任和院长签字批准，并注明摘录或复印内容和案卷编号及原文标题。用完后退回档案室。

　　（七）归还档案时，档案管理人员必须认真查验，确认无误后，方能撤销借阅手续。

　　（八）凡因利用者保管不善，造成损毁、丢失，依《档案法》及其他规定予以处罚。

　　五、档案销毁

　　（一）超过保管期限的档案，由党政办公室对档案进行认真审查鉴定，确认无保存价值后，编造销毁清册，写出报告，经院长办公会议讨论，院长审批同意后方可销毁。

　　（二）会计档案的销毁，必须由档案人员提出意见，与财务人员共同审查鉴定，除报主管领导外，还需报财政部门审核批准。

　　（三）已到期，但经鉴定尚需继续保存的档案，可延长保管期限。

　　销毁时，必须经主管领导签字，派出监销人员到指定地点监销。监销人员必须在销毁档案清册上签字，送到造纸厂亲视化浆或销毁地点火化，不留痕迹。

　　六、档案安全

　　（一）库房专用，达到防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防光七防要求。

　　（二）库房设置温湿度计及登记簿，每月检查，发现超过极限，及时采取有效措施。

　　（三）库房内严禁烟火。放置灭火器材，以防不测。

　　（四）库房适时通风。

　　（五）箱柜摆放合理，垂直有序，利于通风。

　　（六）档案出入库房随时登记，做到帐卷相符。经常检查案卷完好状况，以便采取措施。

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篇2:学院党委办公室档案管理员岗位职责

　　学院党委办公室档案管理员岗位职责

　　一、认真学习党和国家有关档案工作的规定，严格执行保密制度，增强档案管理的责任感。

　　二、按学院档案管理标准做好归档材料的分类、编目、立卷等工作。

　　三、了解学院教学、行政管理、生产经营等活动信息，进行档案材料的前期控制工作。

　　四、负责指导各部门兼职档案员完成各类档案的收集、整理、归档工作。

　　五、参加新建项目的竣工验收、重要设备的开箱等工作。

　　六、负责各类档案的保管、统计、检索、提供利用工作。

　　七、负责提出档案鉴定销毁报告。

　　八、负责库房并按要求进行管理，保证库存档案的安全、保密。

　　九、接受上级档案部门的业务监督、检查和指导。

　　十、完成领导交办的其他工作。

篇3:目标督查办公室档案管理规定

　　目标督查办公室档案管理规定

　　档案是历史发展的记录,是部门工作的真实写照,为后人研究工作、提高工作奠定基础。为了使部门档案管理规范,确保档案的完整准确制定本规定。

　　一、部门档案由部门指派专人管理，档案管理员须为党员，保密意识强；

　　二、档案材料包含本部门制定的制度、规定；部门发的通知、方案；部门工作计划、总结；部门调研材料、汇报材料；

　　部门牵头召开的会议材料；各种考核材料、统计表、汇总表、上报表；反映部门工作的各种图片等；

　　三、档案管理员要随时做好档案资料的收集、整理、立卷，并按学院档案管理规定做好移送工作；

　　四、任何人不得将档案外借，确因工作需要，须办理书面借阅手续，并按时归还；

　　五、档案管理员要做好档案的防火、防霉、防水、防盗工作，确保档案安全；

　　六、任何人不能修改、撕毁档案，否则将按有关规定追究责任。

篇4:附属中学档案管理制度

　　附属中学档案管理制度

　　为了加强学校档案的业务建设，做到门类齐全，结构合理，使档案工作各个环节规范化，有效地保护及利用档案，为学生、学校和社会服务。根据相关档案法律、法规、规章制度和《z省学校档案工作规范》，特制定z师范大学附属中学档案管理制度。

　　一、档案工作的基本原则

　　1、学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是评估学校建设全面与否的重要标准之一。

　　2、学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

　　3、学校档案应严格实行部门整理制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

　　二、学校档案管理制度建设

　　1、综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。

　　2、档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。

　　3、档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。

　　4、档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。

　　5、利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。

　　6、档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。

　　7、岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。

　　三、学校档案人员素质要求

　　1、政治上可靠、具有大专及以上文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案人员。

　　2、努力学习马列主义、*思想、理论、“****”重要思想和****，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。

　　3、热爱档案专业，认真学习档案专业知识、科学管理知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。

　　四、档案的收集范围

　　1、学校在教育教学、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。

　　（1）《z师范大学附属中学档案管理办法》规定归档范围包括七大类纸质、非纸质载体材料。

　　（2）征集国内外与学校有关的各种具有保存价值的资料。

　　（3）校内个人在其非职务活动中形成的有保存价值的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

　　2、并入学校的单位档案。

　　3、上级决定由本校保管的档案。

　　五、归档文件材料的质量要求

　　1、各门类档案的质量必须遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

　　2、归档文件材料须准确反映学校教育教学和管理活动的真实内容，为办理完毕的正式文件材料。

　　3、手续完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签名。

　　4、制作和书写材料应利于长期保存。凡属手写的归档材料一律使用碳素墨水钢笔、签字笔或毛笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸书写。

　　六、档案保管期限的确定

　　确定文件材料的保存期限，要根据学校工作和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判定。

　　1、凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。

　　2、凡反映学校一般工作活动，长期对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。

　　3、凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。

　　七、档案的整理

　　（一）全宗名称

　　本校形成的包括各种门类和载体的档案作为一个全宗，全宗名称为hsfz。

　　（二）档案的分类、编号、排架

　　1.分类及其标识

　　以全宗为单位按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，分为七大类实体：文书类（WS）、教育教学类（J*）、基本建设类（JJ）、财会类（CK）、学生类（*S）、声像类（S*）、实物类（SW）。每大类为一级类目，每一级类目下（除学生类外）可分为二级、三级类目。二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。各类的二级类目名称及其标识详见各类档案工作规范。

　　2.编号

　　在文件材料收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐件分别归类编号，即编实体分类号（档号）。档号是档案实体编号的总称，是存取档案的代号，排架的依据，其反映档案的分类体系和物理位置。

　　档号结构模式如下：

　　档号=全宗号+归档年度+分类号+保管期限号+件号。

　　（1）全宗号：是档案管理机构代码；

　　（2）归档年度：采用自然年度表示；

　　（3）分类号：按一级类目分类的，其分类号为一级类目标识；按二级类目分类的，其分类号由一级类目标识和二级类目标识组成；

　　（4）保管期限号：由保管期限标识表示；

　　（5）件号：文件材料排列的顺序号，从“1”开始标注。

　　编号方法：在文件材料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、归档年度、室编件号、分类号、保管期限、馆编件号等六项，其填写内容：“全宗号”填写hsfz；“年度”填写归档的自然年度；“室编件号”填写档案室编的件号，从“1”开始标注；“问题”（机构）填写分类号标识；“保管期限”填写保管期限标识；“馆编件号” 填写档案馆编的件号，档案到进馆时按要求填写的号码。

　　3.排架

　　按档号顺序在档案柜（架）中依次自上而下，从左到右竖立排放。各柜应有档案存放标示牌。

　　档案的分类、编号、排架等规律，一经确定，不可随意变动。

　　（三）档案材料的收集和整理分工

　　1.各类档案材料由其形成部门收集。

　　2.部门整理是档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确，协同配合。各类档案材料整理分工如下：

　　（1）文书类档案由党务、行政、外事等相关职能部门将其形成的文件材料按文书类归档范围和保管期限要求进行初步整理后，送学校档案部门整理归档；

　　（2）教育教学类档案由教务、教研部门档案人员按教学文件材料整理方法进行装订、分类、排列、编号、编制归档文件目录、装盒等，并及时向学校档案部门移交。

　　（3）基本建设类档案分为两部分进行整理，即综合管理的文件材料由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门归档；单项工程项目在竣工验收后由总务科档案人员负责收集、整理归档并及时向学校档案部门移交；

　　（4）财会类档案分为两部分进行整理，即综合管理的文件材料由文件形成和积累部门初步整理后送学校档案部门归档；会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等由财务室档案人员负责收集、整理归档并及时向学校档案部门移交；

　　（5）学生类档案由学生管理部门整理，于学生毕业一年后，尚未转出的档案移交学校档案部门管理；

　　（6）声像载体类档案由产生部门收集整理后送学校档案部门归档；

　　（7）实物类档案由获奖部门或承办部门有关人员收集并及时按归档要求填写说明书后送学校档案部门归档；

　　（8）整理的文件材料涉及多个部门的，由主要职能部门归档，其他部门形成的初步整理后交主要职能部门集中整理。

　　（四）档案检索工具的编制

　　1.归档文件目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，不应有重复的档号。

　　2.从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具，如全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引等。

　　八、档案的计算机管理

　　1、档案自动化管理应纳入学校自动化信息管理范围，应使用与本管理方法相配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。

　　2、计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型应和本单位自动化信息管理网络一致，最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，以保证档案科学管理的需要和学校教育管理信息系统联网要求。

　　九、档案的保管

　　1、库房要求

　　（1）库房必须符合国家档案局、建设部发布的规定要求。

　　（2）库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

　　（3）库房标准温度为14-24℃±2℃，标准相对湿度为45-60％±5%。

　　（4）库房柜架应编顺序号，各柜、各库均应有档案存放指引卡和示意图。

　　2、档案室应根据工作需要逐步配置计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等设备。

　　3、档案入库时应检查帐、物是否相符，以全宗为单位，按不同门类、载体，依档号顺序从左至右，从上至下排架。

　　4、档案管理部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决，并对破损、褪变档案要及时修补复制。

　　十、档案的鉴定和统计

　　1、档案室要按规定对档案进行鉴定。

　　（1）档案室应根据保管期限规定，对已满期的档案进行鉴定。

　　（2）在分管校长领导下，档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经校长批准后，方可存毁。

　　档案材料鉴定表各项包括：归档文件材料题名、档号、鉴定原因、归档日期、原定保管期限、原定密级、件数或页数、鉴定人意见、鉴定小组意见等。

　　（3）销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。

　　档案材料销毁清册各项包括：序号、档号、题名、起止时间、页数、原期限、销毁原因、备注、批准销毁人签名、监销人签名、日期等。

　　2、档案室要指定专人负责统计。

　　（1）建立健全统计台帐，掌握档案的接收、整理、利用、移出、销毁和库存内各种情况数据；按z省档案室和上级主管部门的要求及时报送各种报表。

　　（2）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，并报学校领导。

　　十一、档案的开发利用

　　1、档案室人员要熟悉库藏，主动提供利用档案，为学校各项工作服务。

　　2、档案室应有检索、阅览室和复制设备，为利用者提供方便。

　　3、珍贵档案应以复制件代替原件提供利用。

　　4、利用手续

　　（1）凡利用库藏档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案借阅登记表》，经批准才能给予利用。

　　《档案借阅登记表》各项包括：借阅时间、单位、档案题名、利用目的、档号、归还时间、借阅人签名、备注等。

　　（2）学校档案一般不外借，特殊情况，经批准后才能借出。档案室对借出档案要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，并根据不同情况，报学校按规定严肃处理。

　　十二、档案的编研和学术研究

　　1、档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑、自编或配合有关部门编写重要参考资料。

　　（1）编研的重要参考资料包括：学校沿革、历任校领导(含副职)简介、学校各种基础数据汇编；年鉴、学校大事记(可与党办，校办合编)、重要档案史料汇编；重要专题文件汇编 (如学生运动会、规章制度、教学成果、重要教材、基建工程、大型设备等)；重要会议简介等等。

　　（2）档案室对编纂的各种汇编材料要注意把关，保证质量。必要时应报有关部门或分管校领导审查。

　　2、档案室应认真组织学校相关部门进行学术理论研究，参加本系统和本地区的档案协会（学会、研究会、协作组）活动。

　　十三、学校档案工作常用用具、表格

　　1、档案盒、归档章等规格按档案行业标准执行。

　　档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

　　归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题（分类号）、保管期限、馆编件号必备项。归档章尺寸： 15×8（长×宽），单位：mm。

　　2、归档文件目录规格按档案行业标准执行（A4纸），其它表格规格各校可按有关要求或自行决定。

　　十四、档案管理要求

　　1、各部门要有一位领导分管本部门的档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，认真做好各类档案的收集、整理、归档工作，并按时向档案室办理移交。

　　2、各科室领导应为档案人员提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活，档案人员应相对稳定。

　　3、有关部门和个人不得以任何理由擅自保存按规定应归档的文件材料。

　　十五、本管理方法自发文之日起执行。

篇5:附属中学人事档案管理办法

　　附属中学人事档案管理办法

　　第一章 总则

　　第一条 为进一步加强我校人事档案管理，提高科学管理水平，及时地收集、整理和有效地保护利用人事档案，使之更好地为我校的教学、教育和党政管理服务。依据*中央组织部和国家档案局联合颁发的《干部档案工作条例》、*中央组织部《关于干部人事档案材料收集归档规定》，结合我校实际，制定本办法。

　　第二条 人事档案是学校办公室按照党的干部政策，在培养、选拔和任用（聘用）干部等工作中，记载干部个人经历、政治思想、品德作风，业务能力、工作表现、工作实绩和成绩贡献等内容所形成的文件材料，是历史地全面地考察了解我校教职工的重要依据，是为贯彻党的选贤举能、知人善用的用人政策服务的。

　　第三条 人事档案管理包括档案材料的归档范围及要求，档案的整理、保管与保护，档案的提供和利用，档案的转递和档案管理人员职责的确定等内容在内的全部人事档案工作，它是档案工作的重要组成部分。

　　第四条 我校的人事档案工作由档案室统一管理，负责维护档案的完整和安全，业务上接受上级档案行政管理部门和党委的监督和指导。

　　第五条 人事档案设置专职、专责、专库保管，严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《国家保密法》。

　　第二章 档案材料的归档范围

　　第六条 对国家规定应立卷归档的人事档案材料，必须在形成正式材料后一个月内，送交档案室归档，集中管理，其归档材料的范围如下：

　　(一)干部（工人）履历表、教职工登记表、任免呈报表、毕业鉴定表、考察和考核等工作中形成的各类人员登记表、离退休人员审批表。

　　(二)组织鉴定材料：组织审定、考察和考绩材料等工作中形成的各类人员登记表和人员调动鉴定材料；组织审定考察以及年度（或学年度）考核登记表。

　　(三)更改姓名、民族、出生日期、国籍和参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审批、上级批复以及所依据的证明材料。

　　(四)国民教育、成人教育（大中专）、党校及各种短期业务培训学习中形成的学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、毕业生鉴定表、授予学位的材料、学历证明书；培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

　　(五)评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、申报表等材料。

　　(六)办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各项工资变动审批表，登记表、提职晋级和奖励工资审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、解决各种待遇问题的批复等材料。

　　(七)录用、聘用教职工工作中形成的审批表、合同书、协议书，政审考核材料、续聘审批表、解聘和辞职审批材料。

　　(八)办理出国（出境）人员审批表、备案表；在国外、境外表现情况或鉴定材料；出国、出境审批表(要注明出去和返回的时间及出去的目的)。

　　(九)各种表彰、奖励材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献者、优秀专家、国家科技进步奖、优秀党、团员审批（呈报）表、先进事迹材料、校级通报表扬等材料。

　　(十)学校纪律检查、监察和行政管理工作中行形成的处分决定或记过材料、学校通报批评材料；撤消处分的有关材料等。

　　(十一)入团、入党志愿书、申请书和转正申请书；综合性政审材料及有关的证明、考察材料；自传、党员登记表；民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料、取消预备党员资格的组织意见；参加入民主党派的有关材料。

　　(十二)学校组织布置填写的履历表、自传、组织鉴定和自我鉴定材料。

　　(十三)教职工取得专刊的创造发明、重大科研成果、著作或译着、有重大影响的论文等目录。

　　(十四)其他可供组织参考有保存价值的材料。

　　第三章 归档要求

　　第七条 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。送交的材料必须完整齐全、真实，文字清楚，结论、对象明确，手续完备，并写明承办单位及时间的正式文件材料。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字（本人见面后未签字的，可由组织注明）。任免呈报表（包括上报的考察材料）和录用审批表，必须注明批准的机关名称、时间和文号。教职工在校工作期间学习所获得的学历、学位相关材料，以及评定专业技术任职资格方面的材料，应是报考前经学校备案或经学校同意送评的方可收录。

　　第八条 凡归档材料须按要求使用办公用纸、不褪色的纯黑墨水书写（或打印）。一律不得使用铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

　　第九条 凡归档的材料一律用原件，不得采用复印件代替原件存档。特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件所在单位，并加盖公章。

　　第十条 凡需归档的材料，一律由学校档案室负责审定。其他单位和个人均不得任意将不该归档的材料归档。

　　第十一条 送交的归档材料不齐全或不清楚的，送交材料单位或个人应按规定补齐整理到符合要求后再归档。

　　第十二条 各单位应主动将平时形成的归档材料及时送交档案室存档，以保证人事档案材料的完整性、及时性和便于提供利用。

　　第十三条 教职工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）、开除后另就业的，其档案转到有关的组织、人事部门保管；不具备保管条件的单位，应转人事部门所属的职业介绍服务中心保管。在本校重新就业的，其档案仍由我校保管。

　　第十四条 教职工被开除公职后未就业的，其档案仍由我校保管，另就业的，其档案转有关的人事劳动部门保管。

　　第十五条 出国出境不归，失踪或逃亡人员的档案仍由我校代为保管。

　　第十六条 学校教职工去世以后，其档案在人事档案库继续保管5年，5年后转出人事档案库单独存放,保管期限为永久。

　　第四章 档案的整理、保管与保护

　　第十八条 档案室设立人事档案室，由人事档案室专门负责整理、保管、保护人事档案。

　　第十九条 整理人事档案，须熟知党的干部、人才、人事政策、熟知档案工作专业知识，熟知档案管理有关规定，掌握修复、打印、抄写、压平、剪裁、糊表等档案整理工作的方法和技能，做到收集完整，鉴别准确、整理有序、保管安全，便于利用。

　　第二十条 人事档案的卷皮、目录和档案盒（袋）的样式 、规格、按国家统一的标准制作。

　　第二十一条 档案室应根据安全保密、便于查找的原则，对人事档案进行科学地保管。要建立严格的登记和统计制度，每年全面检查核实一次，发现问题及时解决。

　　第二十二条 严禁任何个人保存他人档案。对利用人事档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，依法处理。

　　第五章 档案的提供和利用

　　第二十三条 因工作需要（如考察、任免、调动、政治审查、组织处理、确定参加工作时间、入党、出国、职称待遇等）查阅或借用人事档案，须遵守下列规定：

　　（一）校外单位来借阅人事档案时，须持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信，并经学校办公室的主要负责人签署意见，分管校长批准后，方能提供查阅。

　　（二）查阅档案应在档案室进行，档案一般不外借。如确因工作需要，必须借出时，校内部门，需由借阅部门主要负责人签署意见；校外部门，须由校内部门派人向档案室借出，同时负责催还；借阅档案要严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

　　（三）凡查阅干部档案，利用部门应派*党员干部到档案室查阅；非党人员不能查阅党员档案；群众不能借阅档案；下级人员借阅上级人员档案时，必须由利用部门主要领导出示手续；任何人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

　　（四）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈画、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容，违犯者要视情节轻重，予以批评教育，直至处分。属于假公济私者，按违犯《档案法》处理。

　　（五）借用、查阅档案的部门或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示学校办公室审查批准后才能复制（拍摄）。

　　第六章 档案的转递

　　第二十四条 档案的转递须遵守以下规定：

　　(一)因工作调动或辞职时，档案管理部门应及时将档案转出。档案转出一律通过机要发出或派专人转递，严禁个人携带。不准邮寄。

　　(二)转递档案必须按统一规定的“档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；对转出的档案，应索要回执，逾期一个月未见回执者，转出部门应催问查实，防止丢失。

　　(三)离校人员的档案一经寄出，有关单位如再发现缺少归档的单项材料，原则上应由形成该材料的单位负责补办寄发，必要时档案室予以配合。

　　第七章 档案管理人员职责

　　第二十五条 教职工人事档案管理工作人员，必须忠于职守、坚持原则，熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密，积极主动、认真负责地做好教职工人事档案的收集归档工作。

　　第二十六条 从本校实际出发，加强日常管理工作，健全有关规章制度，有针对性地采取各种技术措施和办法，尽可能消除可能影响档案损坏的不利因素，延长档案寿命和保护好档案的安全。

　　第二十七条 做好经常性的收集、整理、检查核对和归档工作，保管好全校教职工的人事档案材料。

　　第二十八条 积极开展档案保管、利用和保护技术等业务研究，促进教职工人事档案工作制度化、规范化和科学管理水平的提高，逐步创造条件实现人事档案管理现代化。

　　第二十九条 本规定自公布之日起执行。