学院电话传真管理制度

　　第一条 电话管理

　　（一）电话接打规范

　　1、接听电话规范用语

　　（1）“您好！安徽外国语学院×××部门”

　　（2）“请稍等，......”

　　（3）“对不起，他（她）不在，请打他（她）手机或改日再打”

　　2、拨打电话规范用语

　　“您好，我是安徽外国语学院的......”

　　3、接听原则

　　接听电话要迅速、准确、用语简练、清晰、耐心。接听电话应在铃响2-3声之间就拿起话筒。

　　4、挂断电话

　　尊、长者优先挂断；打电话者先挂电话。

　　（二）电话记录及处理

　　1、接听电话时要做好记录准备，主要是六大要素：何人、何地、何时、何因、何事、何果。

　　2、要及时将电话记录内容转告当事人。

　　（三）电话的开通（移机、停机）

　　因工作需要，由部门提出电话开通（移机、停机）申请，交总务处审核，报分管院长批准。批准后交后勤服务中心负责办理。

　　（四）电话故障处理

　　1、电话机及内部线路在使用过程中出现故障，由各使用部门向后勤服务大厅报修。

　　2、电话信号等出现故障时，由后勤服务中心负责及时与运营商协商解决。

　　（五）电话费用结算

　　1、各部门每部电话每学期都有一定的话费标准，超支由部门负责人承担，结余部分由部门负责人自由支配。话费标准另行制定。

　　2、后勤服务中心派员每月到电信局打印电话费用清单，凭清单到财务办理结算手续。缴费须及时，避免因欠费而停机。

　　第二条 传真管理

　　（一）传真操作规范

　　1、发送传真时明确对方的传真号码、姓名，向对方简单说明发送传真的事由及接收传真人员的姓名。重要传真发送后，需电话确认。

　　2、接收传真时问清对方传真发送给何部门何人，若是纯商业性的传真可以拒收。收到传真后及时通知相关部门人员领取传真，并做好登记和签收。

　　3、院办公室文员负责传真机维护，保障传真纸张的充足。

　　（二）传真使用要求

　　1、传真由院办公室文员操作，其他人员严禁接发传真。

　　2、严格登记制度，发往外地或发送量超过5页的传真须经院办公室负责人批准。

　　第三条 本制度由院办公室负责解释。

文本库-www.wenBenk.com

篇2:学院保密管理制度

　　学院保密管理制度

　　第一条 学院秘密是指一切关系学院安全和利益，在一定时间内限定范围内的人员和知悉的事项。学院秘密的范围包括：

　　（一）学院重大决策中的秘密事项。

　　（二）学院尚未付诸实施的经营战略、方向、规划、项目、决策等。

　　（三）学院内部的合同、协议、意见书和可行性报告、重要会议记录。

　　（四）学院财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

　　（五）学院所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

　　（六）学院高层领导未正式公开的谈话。

　　（七）学院员工人事档案、工资、劳务收入及资料。

　　（八）其它经学院确定应当保密的事项。

　　第二条 学院秘密分为三类：绝密、机密、秘密。

　　（一）绝密是指在经营发展中，直接影响学院权益和利益的重要决策文件资料。主要包括学院重大决策、经营战略、经营决策等。

　　（二）机密是指泄露会使学院安全和利益遭到严重损害的事项。主要包括学院的财务报表、工资收入、统计资料、协议、合同、可行性报告、重要会议记录、经营情况等。

　　（三）秘密是指泄露会使学院的安全和利益遭受损害的事项。主要包括学院人事档案、高层领导未正式公开的重要谈话、未正式公开的各类信息等。

　　属于学院秘密的文件、资料应标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

　　第三条 密级内容知晓范围

　　（一）绝密级：董事会成员、院级领导及与绝密内容有直接关系的工作人员。

　　（二）机密级：处级（正职、副职、助理）以上级别干部及与机密内容有直接关系的工作人员。

　　（三）秘密级：高级文员以上岗位人员及与秘密内容有直接关系的工作人员。

　　第四条 保密措施

　　（一）学院员工必须具有保密意识，必须做到不该问的绝对不问，不该说的绝对不说，不该看的绝对不看。

　　（二）院长领导保密全面工作，各部门负责人为本部门的保密工作负责，各部门及下属单位必须设立兼职保密员。

　　（三）对外交往与合作中需要提供学院秘密的事项，应由院长批准，绝密级内容须经董事长批准。

　　（四）严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项，不准在私人交往中泄露学院秘密。

　　（五）员工发现学院秘密已经泄露或可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告院办公室，院办公室立即做出相应处理。

　　（六）有计算机、复印机、传真机的部门要依据本制度制定本部门保密细则，并加以严格执行。

　　（七）文档人员、保密员工变动时应及时办理交接手续，交由主管领导签字。

　　（八）小车司机对领导在车内的谈话严格保密。

　　第五条 保密环节

　　（一）文件打印

　　1、由文件原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责任，不得出现对学院不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围、打印分数。

　　2、打印部门要做好登记，打印校对人员姓名应在发文单中反映，保密文件应由行政办公室负责打印。

　　3、打印完毕，所有文件废稿应立即用碎纸机全部销毁，电脑存盘应消除或加密保存。

　　（二）文件发放

　　1、文件打印完毕，由文印室专门人员负责转交发文部门，并作登记，不得转交无关人员。

　　2、发文部门下发文件应认真做好发文记录。

　　3、保密文件应交由发文部门负责人或其他指定人员签收，不得交给其他人员。

　　4、对于剩余文件应妥善保管，不得遗失。

　　5、发送保密文件应由专人负责，严禁让未正式聘用员工发送保密文件。

　　（三）文件复印

　　1、原则上保密文件不得复印，特殊情况由相关领导批准。

　　2、文件复印应做好登记，严格按复印份数复印。

　　3、复印件只能交给部门负责人或其指定人员，不得交给其他人员。

　　4、复印废件应即时用碎纸机销毁。

　　（四）文件借阅

　　借阅保密文件必须经借阅方、提供方领导签字批准，提供方加以专项登记，借阅人员不得摘抄、复印，不得向无关人员透露，确需摘抄、复印时，需经相关领导批准。

　　（五）传真件

　　1、保密文件传递，不得通过公用传真机。

　　2、收发传真要做好登记。

　　3、保密传真件收件人只能为部门主管负责人或其他指定人员，不得为其他人。

　　（六）档案

　　1、严格履行借阅不同密级档案的批准手续，秘密、机密档案由院长批准，绝密档案由董事长批准。

　　2、档案销毁应经鉴定小组批准后指定专人监销，两人以上参加，做好登记。

　　（七）会议

　　1、所有重要会议由院办公室协助相关部门做好保密工作。

　　2、参加会议人员应严格控制，无关人员不应参加。

　　3、会务组应认真做好到会人员的签到和材料发放登记工作。

　　4、会议录音、摄像人员由院办公室指定。

　　5、会议纪要整理由院办公室指定人员在指定地点整理。

　　6、会议参加人员不得私自透露会议内容。

　　第六条 违纪处理

　　（一）泄露学院绝密者，提前解除合同。给学院造成损失的承担赔偿责任，触犯法律的承担法律责任。

　　（二）泄露学院机密者，给予记大过处分，情节严重的，提前解除合同。给学院造成损失的承担赔偿责任，触犯法律的承担法律责任。

　　（三）泄露学院秘密者，给予记过处分，情节严重的，提前解除合同。给学院造成损失的承担赔偿责任，触犯法律的承担法律责任。

　　第七条 本制度由院办公室负责解释。

篇3:学院文印工作制度

　　学院文印工作制度

　　第一条 文印室负责全院文字材料（各类公文、报表、统计材料等）、试卷的打印、复印工作。本着“高效、有序、节俭”的工作原则，制定本工作制度。

　　第二条 所有需打（复）印材料的部门，均要填写《打（复）印材料申报卡》，由所在部门负责人签字同意，经文印室登记同意后方可操作；打（复）印材料A4文件超过20张、A3文件超过10张的，须经院办负责人签字同意，文印室方可打印。

　　第三条 打（复）印业务由文印室专业人员操作，其他部门人员不可擅自操作，并且在工作场地外等候，如涉及机密内容的经文印室批准后可由各部门打（复）印人员自行操作。

　　第四条 文印室不负责为各部门编辑文稿表格，请各部门编辑完成后方可打印。

　　第五条 为了节约打印时间，方便打印人员查找，打印时需建立名为“打印”的文件夹，把当前所需打印的内容放入其中。

　　第六条 对于重复打（复）印或介于可否复印之间的材料，文印室经请示后可拒绝操作。

　　第七条 油印试卷的操作流程

　　（一）各部门将所需油印的电子版送交教务处，填写《印刷试卷申报卡》，写出书面申请由教务处负责人签字同意后一并交文印室，书面申请应包括：所需印刷试卷名称、所需实际份数（若需放数由文印室确定）、考试日期。

　　（二）试卷印刷完毕，文印室将印刷好的试卷交由教务处签字领收。

　　（三）文印室在印刷试卷期间，停止一切打（复）印业务，任何人不得以任何理由进入文印室。若不听劝说，强制进入文印室而导致试卷泄密，承担全部责任。

　　第八条 文印室不按本工作制度操作，造成纸张、墨粉等的浪费，或电脑、打（复）印机的损坏，由文印室当班人员负全部责任，承担损失或维修费用。

　　第九条 打印（复印）机在打（复）印大量材料时中途要停止一段时间用于机器散热。下班时切断打印（复印）机电源，盖好防尘罩。打印（复印）机出现故障时文印室工作人员无法排除须及时向资产管理处申报维修。

　　第十条 本制度由院办公室负责解释。

篇4:学院印章管理规定

　　学院印章管理规定

　　第一条 印章是学院各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为规范和加强对学院印章的管理，特制定本规定。

　　第二条 凡冠有“安徽外国语职业技术学院”字样的各部门印章，均适用本办法。

　　第三条 印章的刻制

　　（一）学院各部门需刻制印章，必须经院长办公会研究同意，由院办公室负责刻制、分发，任何部门和个人均不得自行刻制印章。

　　（二）各部门刻制好的印章，由院办公室备案并发文后方能启用。

　　第四条 印章的管理

　　（一）学院公章、院领导签名章统一由院办公室负责管理；学院钢印由教务处管理；各部门印章由各部门负责管理，必须指定有高度组织纪律性、工作责任心强的人具体管理。

　　（二）印章应放置在铁皮柜或专门加锁的抽屉里保存。

　　（三）各类印章原则上不得带出院外，因特殊原因需要外出用印，必须经院领导（院章）和部门负责人（部门章）批准，并由负责管理印章的管理人员亲自携带外出用印。

　　（四）不按规定用印或因管理不善导致印章丢失，给学院造成重大损失的，将追究当事人的行政责任和经济责任。

　　第五条 印章的使用

　　（一）各类印章必须按照本部门职能和管理范围内用印，不得越权用印。

　　（二）凡使用学院院章必须经院长或分管院长批准签字，并在用印登记本上登记；使用本部门印章由部门负责人批准。

　　（三）需加盖学院领导人个人签字印章，必须经领导本人批准。

　　（四）用印前必须按院领导的审批意见，审查用印文件的内容、格式无误后方可用印。盖出的印章必须保证位置恰当，图形端正、清晰。

　　（五）凡盖章出具的介绍信等必须留有存根，严禁出具空白介绍信，不得在空白表格及证书、便笺等空白件上盖章。

　　第六条 印章的使用范围：

　　（一）公章：

　　1、以学院名义上报下发的各类公文，由院办依照院长在“发文稿纸”上签字用印。

　　2、以学院名义上报的各类报表。

　　3、以学院名义颁发的毕业证、学生证、工作证等证件。

　　4、本院教职工因公出差、联系工作，需出具的固定制式的行政介绍信。

　　5、需出具的其它证明信等，必须先有部门负责人签字方可办理。

　　6、以学院名义颁发的各类奖状、证书。

　　7、以学院名义同有关单位签订的协议书、委托书等。

　　（二）部门印章：

　　1、以部门名义上报的请示、报告、工作总结等。

　　2、以部门名义发的通知、介绍信等

　　3、部门印章一般不对外。土建签证用章，必须经基建处行政负责人和技术负责人两人签字，并留存根备查。

　　第七条 印章的停用

　　（一）各类印章因学院内设机构变动需停止使用的，原部门要及时将印章交回学院办公室，并办理相关交接手续。

　　（二）印章因损坏等原因需重新刻制的，要将旧印章交回学院办公室。

　　（三）院办公室依有关规定将停用的印章存入档案室或销毁。

　　（四）遇有特殊情况，学院有权停用或收回部门印章。

　　第八条 本规定由院办公室负责解释。

篇5:学院公文管理制度

　　学院公文管理制度

　　第一条 凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。

　　第二条 学院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。

　　第三条 院长办公会议纪要，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持会议的院长或副院长签发。

　　第四条 院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主任核发。

　　第五条 各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。

　　第六条 行文时，严格按照《行政发文格式规范》（附后）要求行文。

　　第七条 学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。

　　第八条 下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。

　　第九条 学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。

　　第十条 收文处理

　　（一）收到上级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。

　　（二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。

　　第十一条 发文处理

　　（一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。

　　（二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。

　　（三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记(签字)手续。

　　（四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。

　　第十二条 传阅文件有专用文件夹，做到及时，准确，去向清楚。达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。

　　第十三条 借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人(借阅者)签字手续，阅后及时归还。

　　第十四条 缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为3年，上级来文保存期为2年，其他文件保存期为1年。

　　第十五条 存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。

　　第十六条 秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。

　　第十七条 参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。

　　第十八条 本制度由院办公室负责解释。

　　附：行政发文格式规范

　　1、发文字号和签发人

　　上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布；下行文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字，签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

　　2、公文标题

　　应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　3、公文正文

　　主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。

　　正文内小标题分级为：一、（一） 1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加粗，二级小标题为楷体加粗。

　　文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排28个字。纸张一般采用国际标准A4型（210m m×297mm），左侧装订。

　　4、成文日期

　　成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，"零"写为"○"。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

　　5、附注

　　公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

　　6、主题词

　　上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。

　　7、抄送机关

　　指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识"抄送"，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。

　　8、印发机关和印发日期

　　印发机关指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字"共印××份"。

　　9、页面设置

　　页边距：上、下为2.5厘米，左、右为2厘米。

　　10、盖章

　　加盖印章要端正、居中，齐上2/3。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不要采取标识"此页无正文"的方法解决。