学院会议管理制度

　　第一章 总则

　　第一条 为及时研讨处理学院管理中存在的问题，明确工作方向和提高工作效率，协调部门之间的工作，保证决策贯彻到位，特制定本制度。

　　第二条 本制度适用于学院各种类型会议。

　　第三条 会议的召开本着“精简、高效、注重效果”的原则进行，避免开冗会。

　　第四条 会议的分类及组织：学院实行三级会议管理制度。

　　（一）一级会议：

　　1、股东会：参会人员为全体股东或股东委派代表；会议召集人为董事长。

　　2、董事会：参会人员为全体董事；会议召集人为董事长。

　　（二）二级会议：

　　1、党政联席会议：参会人员为党委正副书记、行政正副院长；会议召集人为党委书记或院长。

　　2、院长办公会：参会人员为院长、副院长、院长助理；会议召集人为院长。

　　3、全体教职工大会：参会人员为全体教职工；会议召集人为院办公室负责人。

　　4、中层干部会议：参会人员为各系（部）、处（室）全体助理级以上干部；会议召集人为院长。

　　（三）三级会议：

　　1、教学工作会议：参会人员为分管教学院长、全体教学人员；会议召集人为教务处负责人。

　　2、辅导员工作会议：参会人员为分管教学院长、全体辅导员；会议召集人为学生处负责人。

　　3、安全工作会议：参会人员为分管后勤院长、保卫处全体人员；会议召集人为保卫处负责人。

　　4、后勤工作会议：参会人员为分管后勤院长、总务处全体人员；会议召集人为总务处负责人。

　　5、处（室）、系（部）工作会议例会：参会人员为各处（室）、系（部）全体员工；会议召集人为各处（室）、系（部）负责人。

　　6、其他专题工作会、紧急工作会等。

　　第二章 会议通知

　　第五条 一、二级会议由院办公室下发通知，三级会议由召集部门负责下发通知。

　　第六条 会议通知包括：会议的名称、议题、时间、地点、参加人、需带资料以及通知方法和途径。

　　第七条 会议召开时间和地点如有变动，负责通知部门应提前一天通知与会人员。

　　第三章 会前准备

　　第八条 会议准备包括议题议程、主持人、记录人、将要下发的文件、发言材料准备等。

　　第九条 会议召集者就议题准备充分的资料、信息，拟就议程及时间分配，确定好主持人及会议记录人。

　　第十条 与会人员接到通知后就议题认真准备好言简意赅的发言稿。

　　第十一条 会议场所应提前布置，保持整洁，所需仪器设备提前到位并调试正常。

　　第四章 会议议程

　　第十二条 主持人事先安排好与会人员座次。

　　第十三条 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。

　　第十四条 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程主持会议，确保会议总时间不变。

　　第十五条 会议主持人要及时做出结论。及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。

　　第十六条 与会人员均应保持良好的会风，注意言谈举止，发言力求简短、切题，举止文明大方。

　　第五章 会议纪要

　　第十七条 会议记录人要在会议进行期间认真记录，对结论性发言做重点记录。

　　第十八条 会议记录员要在会议结束后24小时内整理好原始记录，形成会议纪要，交由主持人签发。

　　第十九条 会议纪要由记录人送达抄送人员。

　　第六章 会议考勤

　　第二十条 记录员负责签到。与会人员不得无故迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能按时到会，应提前以书面形式请假，紧急情况可以事先口头请假，事后补办请假手续。

　　第二十一条 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意后方可离席。

　　第七章 会场秩序

　　第二十二条 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。

　　第二十三条 迟到、中途离席者应轻声出、入席，尽量不干扰会议进行。

　　第二十四条 与会人员应坐（站）姿端正，禁止交头接耳。

　　第二十五条 会议期间与会人员将通讯工具调为振动档或关闭，不会客（特殊客人除外），认真听取会议内容并做好记录。

　　第二十六条 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。

　　第二十七条 与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。

　　第八章 保密事项

　　第二十八条 保密事项参照《保密管理制度》执行。

　　第九章 附则

　　第二十九条 本制度由院办公室负责解释。

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篇2:外国语学院办公室主任岗位职责

　　外国语学院办公室主任岗位职责

　　主持院办公室全面工作，具体如下：

　　一、秘书工作

　　1、负责起草各类文件。

　　2、负责起草重要会议纪要。

　　二、内务工作

　　1、负责院办公室、接待室、贵宾室、文印室、院领导办公室等的卫生及其固定资产管理。

　　2、负责电话总机、院办对外电话、学院传真的接听（收）和处理。

　　3、负责各类文件、信函的收发、处理和督办。

　　4、负责办公用品的申购、保管、发放。

　　5、负责会务的安排和组织。

　　6、负责来客的服务工作。

　　7、负责学院作息时间的制定。

　　8、负责总值班的管理及节假日全院值班的安排工作。

　　9、负责网站的宣传工作。

　　三、宣传工作

　　1、负责摄影、摄像及宣传资料的收集、整理和保存。

　　2、负责院内相关宣传品的制作和展示。

　　3、负责各部门宣传的指导和检查。

　　4、负责学院大型活动的宣传工作。

　　5、负责校报的编辑、印刷、发行，负责校内刊物的管理。

　　6、负责学院的对外宣传，协调与媒体关系。

　　7、负责学院的形象策划，协助招生办搞好宣传工作。

　　四、文印工作

　　1、负责学院文件的打印和复印。

　　2、负责试卷的印刷。

　　五、外联工作

　　1、负责对外接待。

　　2、负责对外关系协调及处理。

　　3、协助各部门做好对外协调和事务处理。

　　六、印章管理

　　1、负责学院公章的保管和使用。

　　2、指导学院各部门印章的保管和使用。

　　七、法律事务

　　1、代表学院处理各类法律事务和法律纠纷。

　　2、负责与学院法律顾问和律师事务所、司法、仲裁等部门的联系。

　　八、车辆管理

　　1、负责学院车队的管理工作。

　　2、负责学院车辆的安排和调度。

　　3、负责车辆的入户、使用、维修和保养。

篇3:外国语学院文字及宣传秘书岗位职责

　　外国语学院文字及宣传秘书岗位职责

　　一、负责学院各种文稿的起草、校对、行文、上报等文字工作。

　　二、负责做好学院各种会议记录、纪要等会务工作。

　　三、负责整理学院大事记、校史及编制年鉴。

　　四、负责《外苑报》的编辑、组稿、印刷、派发工作；编写学院简报等内部刊物。

　　五、负责学院的宣传，如宣传品的制作及网络宣传的文稿撰写和审核。

　　六、负责学院网站的宣传、更新、监督等工作。

　　七、对内宣传，做好学院图片、照片、摄像等音像资料的收集整理和各种报刊出版物出版管理工作；对外宣传，做好学院传播活动和专题活动推广工作，在公众中树立良好形象。

　　八、负责学院其他文字方面的撰写工作。

　　九、完成上级领导交办的其他工作。

篇4:外国语学院行政秘书岗位职责

　　外国语学院行政秘书岗位职责

　　一、负责协助院办主任制订和完善院办内部制度，促使行政管理体系高效运转。

　　二、负责学院信息管理工作。

　　三、负责做好学院各种会议、报告、晚会、接待等活动的筹备工作。

　　四、负责来客接待及服务工作。

　　五、负责外联工作，做好与上级单位和业务单位的相关外联工作。

　　六、负责调查研究，做好信息反馈和咨询服务工作。

　　七、负责学院印章的使用和保管工作，指导各部门的印章使用管理。

　　八、负责值班安排工作。

　　九、协助做好学院车队管理工作，指导学院车辆的指挥和调度。

　　十、协助宣传工作。

　　十一、完成领导交办的其他工作。

篇5:外国语学院内勤人员岗位职责

　　外国语学院内勤人员岗位职责

　　一、负责文印室日常事务性工作；负责学院各种文稿的打印、复印。

　　二、负责办公设备的管理和维护，如计算机、传真机、长途电话、复印机、打印机的具体使用、登记。

　　三、负责办理各类文件、函件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作。

　　四、负责传真收发、登记、传递工作。

　　五、负责办公室的保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　六、负责低值易耗办公用品的发放、保管、使用登记和离职时的收回。

　　七、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。

　　八、管理办公室各种财产,合理使用并提高财产的使用效率。

　　九、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、电源等关闭情况。

　　十、负责院领导办公室、会议室等院办职责范围内的卫生工作。

　　十一、负责办公室的考勤工作。

　　十二、完成领导交办的其他工作。